43 Folders

Aos colegas GTDianos.

No processo de implementação da metodologia do GTD, criei a algum tempo um conjunto de pastas que podem ajudar a muitos na arte de se organizar. Resolvi escrever este post porque notei que alguns dos colegas que viam as fotos do meu arquivo de pastas no flikr depois mandavam email perguntando como isso funcionava e como tinha ajudado no meu dia-a-dia.

Bom, vamos por partes. Como isso me ajudou ??!!! Bem, de certa forma não muito, pois eu já mantinha um certo grau de controle organização com as minhas anotações em meu famoso caderno mas, pelas mensagens que tenho recebido, tem ajudado a muita gente que não tinha o mesmo costume.

A segunda parte é como e o que usei para criar o meu arquivo. Bom, usei uma caixa de uma impressora que comprei e que era ideal pois dava exatamente na largura das pastas. Também usei 43 pastas suspenças do tipo de escritório mesmo, muito boas pois são mais resistentes, também usei papel madeira e durex, somente.

Depois de cobrir toda a caixa e etiquetar as pastas, foi muito simples é só colocar as pastas dentroo da caixa. Toda essa tarefa, que tive ajuda da minha esposa, não demorou mais de 30 minutos e foi até muito legal de fazer.

Depois de pronta é assim que fica o arquivo.

Mas, diferente de como esta sendo mostrado na figura, o funcionamento do arquivo de pastas segue a seguinte metodologia.

Na frente deve estar a pasta do mês atual, seguida pelos dias restantes do mês, e logo depois o próximo mês com os dias que já passaram no mês atual. Bom, sei que ficou um pouco complicado mas vamos tentar melhorar a explicação.

Por exemplo, estamos no mês de março, assim fica na frente a pasta do mês de março, seguida pelas pastas numeradas de 27 à 31, que são os dias que estão faltando para terminar o mês. Depois da pasta do dia 31 esta a pasta do mês de Abril, e logo depois as pastas de 01 à 26, ou seja, já podemos planejar até o dia 26 de Abril.

Bom, as pastas referentes aos próximos meses ficam no fundo do arquivo esperando o momento de serem deslocadas para a frente da caixa, isso ocorre como um movimento natural de troca de datas e meses. O mês que acaba vai para o fim da caixa, representando já o próximo ano. Acho que agora ficou melhor.

Bom e como funciona ?

Vamos tentar explicar por exemplos. O primeiro exemplo vamos ver uma atividade que temos para fazer no mês atual. Assim, no dia 29 de Março tenho uma conta para pagar, eu pego o boleto e coloco na pasta correspondente ao dia do pagamento, e aqui tenho uma dica, na noite anterior sempre verificar a pasta do dia seguinte, facilita o dia seguinte.

Agora um exemplo de uma atividade em um mês que ainda não chegou. Em outubro tem o aniversário da minha esposa e estamos planejando uma festa então, tudo que resolvemos para a festa, colocamos em uma, ou mais, folhas de papel e colocamos todas na pasta do mês de Outubro, quando outubro chegar, no no mês anterior mas com os dias já em Outubro, vamos distribuir as atividades pelas datas do mês. Assim conseguimos manter um controle de nossas atividades e até mesmo outras coisas, como por exemplo planejemento para próximas viagens.

Acho que esta descrição pode encorajar a outros a montar os seus arquivos e a implementar ainda mais a metodologia do GTD.

Nos próximos posts vou colocar como organizo minhas dicas, referências e bookmark anológicos.